संस्थागत सुशासनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली

हरेक संगठनका आ आफ्ना विभिन्न उद्देश्यहरु रहेका हुन्छन । ती उद्देय प्राप्तिका लागि योजना वनाउनु, संगठन वनाउनु, कर्मचारी नियुक्ति र व्यवस्थापन गर्नु, नेतृत्व गर्नु तथा निर्देशन गर्नु, उत्प्रेरित गर्नु, समन्वय गर्नु र नियन्त्रण गर्नु  संगठनको व्यवस्थापनका आधारभूत तत्वहरु हुन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली संगठनका यी उद्देश्यहरु प्राप्तिमा सहयोग पुर्याउने एउटा असल संवाहक हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको लक्ष र उद्येश्य हासिल गर्न बनाइने नीति, योजना, कानुन, प्रकृया, जिम्मेवारी, व्यवहार जस्ता पक्षलाई समेट्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनलाई मितव्ययी  दक्ष र प्रभावकारीताका साथ संचालन गर्न, श्रोतसाधन तथा सम्पत्ति दुरुपयोग र हिनामिना हुनवाट वचाउन, संगठन भित्रबाट हुने संभावित कमी कमजोरीहरु र नियोजित तवरवाट हुने साधन श्रोतको दुरुपयोग पत्ता लगाउन र रोक्न, कानुन र नियम संगत रुपमा संगठन संचालन गर्न मदत गर्छ । यसर्थ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको मुख्य उद्देश्य संगठनको लक्ष प्राप्तिमा सहयोग गर्ने हो ।

कुनै पनि  संगठन कति प्रभावकारी र दक्षताका साथ संचालन हुदैछ भन्ने कुरा संगठनको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कस्तो छ, कति प्रभावकारी रुपमा कार्यान्वयनमा आएको छ भन्ने विषयले निर्धारण गर्छ । संस्थागत सुशासनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अवलम्बन उपयुक्त मानिन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका पांचवटा अवयवहरु रहेका छन् । यसमा जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको वातावरण, नियन्त्रणको क्रियाकलाप, सूचनाको आदान प्रदान, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन रहेका छन् । यी अवयवहरु एक अर्कामा अन्तरनिर्भर छन् र कुनै एक अवयवको  प्रभावकारिताको असर अन्य अवयवमा पर्ने गर्दछ । नीति निर्माता, व्यवस्थापक र कर्मचारीले यी अनुसरण र पालन गरेमा मात्र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी र नतीजामुखी हुन्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पहिलो पक्ष  नियन्त्रणको वातावरण हो । नियन्त्रणको वातावरणलाई आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको सवै अवयवको मुख्य आधारको रुपमा लिइन्छ । यसले संगठनको संरचना, कार्यप्रकृया, कार्यस्तर र अनुशासनको पक्षलाइ समेट्छ । नियन्त्रणको वातावरणले हुन सक्ने संभावित कमजोरी वा त्रुटी रोक्नमा सहयोग गर्दछ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको दोश्रो पक्ष जोखिमको वातावरण हो । संगठनमा जोखिम कुनै पनि अवस्थामा आउन सक्छ र यसले अपेक्षित नतिजा प्राप्तिमा असर पार्नसक्छ । नयां नेतृत्व र व्यवस्थापक नियुक्त हुदा वा परिवर्तन हुदा , नया कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, भिन्न प्रकारको वा जटिल कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, नयां वस्तु वा सेवा प्रवाह गर्दा, सेवाग्राहीको माग वा वजारको माग परिवर्तन हुदा, नयां नयां प्रबिधिको विकास हुदा, कामदार वा कर्मचारीमा असन्तुष्टि आएमा, नयां प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउदा,  प्राकृतिक विपत्ति आएमा, कुनै परिस्थितिमा श्रोत साधनको अभाव भएमा, देशको आर्थिक संरचनामा परिवर्तन भएमा जस्ता परिस्थितिमा जोखिमको अवस्था आउछ । यस्ता संभावित जोखिमको वातावरण कम गर्न व्यवस्थापनले जोखिमको पहिचान,े विश्लेषण र व्यवस्थापन जस्ता तीनवटा काम गर्नुपर्छ । विश्लेषणले देखाएका उच्च जोखिम क्षेत्र, न्यून जोखिम  क्षेत्रको गर्नुपर्छ । यस्तो पहिचान पछि सो को व्यवस्थापन गर्ने उपायको खोजी र प्रयोग गर्नुपर्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको तेश्रो पक्ष  नियन्त्रणको क्रियाकलाप हो । नियन्त्रणको क्रियाकलाप भन्नाले संगठनको लक्ष हासिल गर्न बनाइने नीति, प्रणाली र कार्यप्रकृया पर्दछन् । नियन्त्रणको क्रियाकलाप संगठनको सबै तहमा कार्यान्वयन गर्नुपर्छ ।

 

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको चौथोे पक्ष  सूचना र संचार हो ।  संगठनको योजना, नियन्त्रणको वातावरण, जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको क्रियाकलाप तथा कार्यसम्पादनको अवस्था वारे संगठनसंग संवद्ध र आवद्ध सबैलाई समयमै विश्वसनीय, यथार्थ र ताजा सूचना प्रवाह गर्नुपर्छ । यसले संगठनको लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ । कसको काम के हो, के कस्तो नतिजा, कहिले सम्म प्राप्त गर्नुपर्ने हो र लागत कति लाग्ने हो जस्ता महत्वपूर्ण सूचनाको जानकारी भयो भने कार्यसम्पादनमा सहज हुन्छ । यसवाट सुपरिवेक्षकलाई पनि कामको अनुगमन गर्न र सही किसिमले अगाडी बढाउन मदत पुग्छ । संगठनको योजना, नीति, लक्ष वा प्राप्त गर्नु पर्ने नतिजा, संगठन संरचना, सेवा वा वस्तुको स्तर, काम कर्तव्य र जिम्मेवारी, कार्य सम्पादन प्रकृया, पालन गर्नुपर्ने आचरण अनुशासन, आवधिक भौतिक र वित्तीय प्रगतिको अवस्था, कार्यसम्पादन स्तर, आन्तरिक र वाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, कार्यसम्पादन मूल्यांकनको नतिजा लगायत अन्य महत्वपूर्ण बिषयको वारेमा संगठनमा सबैलाई जानकारी गराउनु पर्छ । यसबाट लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ ।

आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पाचौ  पक्ष  अनुगमन र मुल्यांकन  हो ।  संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यकता अनुसार तर्जुमा गरियो गरिएन, सही किसिमले कार्यान्वयन भयो भएन र प्रभावकारी भयो भएन  भन्ने विषयलाई अवलोकन गरिन्छ । यदि यी सवै पक्षहरु सशक्त, क्रियाशील र प्रभावकारी छन् भने आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सही किसिमले तर्जुमा भएको रहेछ भन्ने देखिन्छ । अनुगमन सम्बन्धी काम व्यवस्थापक स्वयंले, आन्तरिक लेखापरीक्षक वा यस्तै प्रकृतिको संगठनको सहयोग लिई गर्न  सकिन्छ  ।

समग्रमा संगठनको लक्ष प्राप्तिमा कानुनद्वारा निर्धारित प्रक्रिया पालना भए–नभएको निरन्तर रूपमा गरिने स्व सुपरीवेक्षण अनुगमन नै आन्तरिक नियन्त्रण हो । कुनै पनि सङ्गठनको कार्य सम्पादनलाई थप कुशल र प्रभावकारी बनाउन कार्यरत जनशक्तिको सहभागितामा तयार पारिने  पद्दति हो । उद्देश्य प्राप्तिका लागि रहन सक्ने जोखिमको पहिचान गरी जोखिम व्यवस्थापन हुने गरी नियन्त्रणको वातावरण तयार गर्दै निरोधात्मक वा उपचारात्मक उपाय अवलम्बन गर्न यस्तो पद्दती उपयोग हुने गर्दछ । प्रचलित कानुनले निर्धारण गरेको प्रक्रिया प्रत्येक कार्यालय तथा कर्मचारीहरूले परिपालना गर्ने र सोको परिपालना भयो वा भएन निरन्तररुपमा गरिने निरीक्षण सुपरिवेक्षण तथा अनुगमन आन्तरिक नियन्त्रण हो । यो निरन्तर चल्ने र स्वचालित हुनु पर्दछ । संगठनको कार्यमा मितव्ययिता कार्यदक्षता प्रभावकारिता विश्वसनीयता वृदी गरी अपेक्षित नतिजा हासिल गर्न आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यक छ । नेपालमा पनि सार्वजनिक निकायको कार्यमा मितव्ययिता, कार्यदक्षता, प्रभावकारिता र विश्वसनीयता कायम गर्न आर्थिक कार्यविधि नियमावली २०६४ को नियम ९५ र स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४ को परिच्छेद १० (दफा ७८) मा कामको प्रकृति अनुसारको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरी कार्यान्वयन गर्नु पर्ने व्यवस्था रहेको छ । यसै गरि सुशासन (व्यवस्थापन तथा संचालन) ऐन, आर्थिक कार्यबिधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व  ऐन  र आर्थिक कार्यबिधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व नियमावली, सार्वजनिक खरिद ऐन  र सार्वजनिक खरिद नियमावली २०६४ लगायत अन्य क्षेत्रगत ऐन र नियमावलीमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सम्बन्धी विषयहरु समेटिएका छन् । अन्तर्राष्ट्यि रुपमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको लागि कोसो फ्रेमवर्क प्रयोगमा आएको छ ।

यसै परिवेशमा नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महत्वलाई दृष्टिगत गर्दे यसलाई कार्यान्वयनमा ल्याउने प्रयासहरु भएका छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले आर्थिक र व्यवस्थापकीय स्व अनुशासन  कायम गर्नमा सहयोग गर्ने हुदा सवै सार्वजनिक निकायमा यसको प्रयोग  अपरिहार्य देखिन्छ ।

*डा. दामोदर रेग्मी