जिन्सी स्रेस्ता प्रणाली

जिन्सी स्रेस्ता प्रणाली
जिन्सी सामानहरूको आम्दानी तथा प्राप्ति खर्च एवम् उपयोग र बाँकी, सोको अभिलेख, संरक्षण, नियन्त्रण, निरीक्षण, सोसम्बन्धी प्रमाण कागजातहरू र जिन्सीसम्बन्धी अभिलेखहरूको विश्लेषण, मूल्याङ्कन तथा प्रतिवेदन समेतलाई जिन्सी स्रेस्ता प्रणाली भनिन्छ ।
》जिन्सी सामानहरूमा कार्यालयमा दैनिक रूपमा प्रयोग हुने मसलन्ददेखि लिएर बिक्री वितरणका सामान, औद्योगिक सामान तथा पूँजीगत सामानहरू समेत पर्दछन् ।
》जिन्सी सामानहरू आवश्यक पर्नासाथ वा माग हुनासाथ बजारबाट ल्याउन गाह्रो पर्ने हुँदा कार्यालयको सञ्चालन तथा बिक्री वितरणका लागि आवश्यक पर्ने सामग्रीहरू खरिद गरेर गोदाममा राखिन्छ ।
》जिन्सी मालसामानहरूको हिनामिना तथा हानीनोक्सानी हुन नदिने, जिन्सी व्यवस्थापनलाई सरल, सक्षम, मितव्ययी र प्रभावकारी बनाउने कार्यमा जिन्सी स्रेस्ताले ठूलो सहयोग पु¥याउँदछ ।
》अर्को शब्दमा भन्नुपर्दा जिन्सी स्रेस्ता एउटा ऐना हो जसले मालसामान तथा सम्पत्तिहरूको वास्तविक चित्र उतार्दछ ।
》नेपालमा सरकारी कार्यालयहरूमा सुव्यवस्थित जिन्सी स्रेस्ता प्रणाली वि.सं. २०२० माघ १ गतेदेखि लागु भएको हो । जिन्सीको नयाँ ढाँचाको स्रेस्ता प्रणालीअन्तर्गत १३ ओटा विभिन्न फारमहरूको प्रयोग गर्ने गरी लागु गरिएको छ ।

जिन्सी स्रेस्तामा प्रयोग हुने १३ ओटा म.ले.प.फा.नं. हरू
१. खरिद आदेश – म.ले.प.फा.नं. ४५
२.दाखिला रिपोर्ट – म.ले.प.फा.नं. ४६
३.खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता – म.ले.प.फा.नं. ४७
४.हस्तान्तरण फारम – म.ले.प.फा.नं. ४८
५.जिन्सी निरीक्षण फारम – म.ले.प.फा.नं. ४९
६.मिन्हा प्रतिवेदन फारम – म.ले.प.फा.नं. ५०
७.माग फारम – म.ले.प.फा.नं. ५१
८.खर्च भएर जाने जिन्सी खाता – म.ले.प.फा.नं. ५२
९.दाखिला टिप्पणी – म.ले.प.फा.नं. ५३
१०.निकासा टिप्पणी – म.ले.प.फा.नं. ५४
११.बहाल गिरी दिने किताब – म.ले.प.फा.नं. ५५
१२.बहाल गिरी लिने किताब – म.ले.प.फा.नं. ५६
१३.जिन्सी मौज्दातको वार्षिक विवरण – म.ले.प.फा.नं. ५७

जिन्सी स्रेस्ताको महत्व
》मालसामानहरूको सुरक्षा तथा हिफाजत हुने,
》मालसामानहरूको अनावश्यक प्रयोग र हिनामिना हुनबाट बचाउने,
》आवश्यक परेको बेलामा जिन्सी सामान सजिलैसँग उपलब्ध गारउन सकिने,
》मालसामानको मौज्दात र खर्चको अवस्था थाहा पाउन सकिने,
》जिन्सी स्रेस्ताबाट सरकारी कामकारबाहीप्रति सम्बन्धित पक्षको विश्वास बढ्ने ।

जिन्सी स्रेस्ताको उद्देश्य
१.कार्यालयको काम नरोकिने गरी आवश्यक सामान उपयुक्त समयमा प्राप्त गर्न सकिने व्यवस्था मिलाउने,
२.सरकारी जिन्सी सामानहरूको सदुपयोग हुने व्यवस्था मिलउनका लागि सम्बन्धित पक्षलाई आवश्यक यथार्थ विवरण उपलब्ध गराउने,
३.सरकारी सामानहरूको फजुल खर्च हुन नपाउने गरी नियन्त्रणको व्यवस्था मिलाउने,
४. स्थायी र अस्थायी सामानहरूको अभिलेख राख्ने,
५.जिन्सी सामानसम्बन्धी आवश्यक प्रतिवेदनहरूको निमित्त चाहिने तथ्याङ्क उपलब्ध गराउने आदि ।

जिन्सी सामानको वर्गीकरण
१. खर्च भएर जाने सामान: कार्यालयको दैनिक काममा प्रयोग हुने मालसामानहरू जस्तै: डटपेन, कापी, कलम आदि । साधारणतयाः एक वर्षभित्रमा खपत (प्रयोग) भइसक्ने अथवा कम टिकाउका सामानहरू यसअन्तर्गत पर्दछन् । म.ले.प.फा.नं. ५२ मा खर्च भएर जाने जिन्सीको खाता राखिएको हुन्छ ।
२.खर्च भएर नजाने जिन्सी सामान: सामान्यतः एक वर्षभन्दा बढी खप्ने सामान, यन्त्र र औजारहरू फर्निचर, सवारी साधनहरू, जग्गा जमिन घर जस्ता स्थायी प्रकृतिका सामानहरू यसमा पर्दछन् । खर्च भएर नजाने जिन्सी सामानको अभिलेख म.ले.प.फा.नं. ४७ को जिन्सी खातामा राखिएको हुन्छ । यो स्रेस्तामा १० वर्षका लागि एउटै स्रेस्ता वा रजिष्टर प्रयोग गरिन्छ ।

जिन्सी निरीक्षण प्रतिवेदनमा उल्लेख गर्नुपर्ने कुराहरू
》मालसामानको संरक्षण र सम्भार राम्रोसँग भए नभएको,
》मर्मत सम्भार गर्नुपर्ने मालसामानहरू,
》लिलाम बिक्री गर्नुपर्ने सामानहरू,
》मिन्हा गर्नुपर्ने सामानहरू,
》मालसामानको हानी नोक्सानीको स्थिति तथा हानी नोक्सानी भएमा कसको लापरबाहीबाट भएको हो सोको विवरण,
》मालसामानको उपयोगको स्थिति,
》जिन्सी किताबमा आम्दानी नबाँधिएका मालसामानहरूको विवरण र अवस्था,
》एकै किसिमको मालसामानको रात वर्षको उपयोग र चालु आर्थिक वर्षको खरिद परिणमको तुलनात्मक विवरण,
》महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले तोकिदिएका अन्य कुराहरू ।

जिन्सी स्रेस्तासम्बन्धी कार्यविधि
कुनै पनि सरकारी कार्यालयमा जिन्सी स्रेस्ता तयार गर्नुपर्दछ । यसरी जिन्सी स्रेस्ता तयार गर्दा विभिन्न प्रक्रिया अपनाइन्छ । यसै प्रक्रियालाई जिन्सी स्रेस्तासम्बन्धी कार्यविधि भनिन्छ । यसरी अपनाइने विभिन्न प्रक्रिया अथवा कार्यविधि निम्नानुसार छन्–
१. खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्नेसम्बन्धी कार्यविधि
२. अभिलेखसम्बन्धी कार्यविधि
३.निकासा वा खर्चसम्बन्धी कार्यविधि
४.भण्डारणसम्बन्धी कार्यविधि
५.निरीक्षणसम्बन्धी कार्यविधि
६.नियन्त्रणसम्बन्धी कार्यविधि
७.वार्षिक विवरण तयारीसम्बन्धी कार्यविधि

१. खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्नेसम्बन्धी कार्यविधि ः कार्यालयका लागि आवश्यक जिन्सी सामानहरूको निर्धारण, खरिद गरिएका सामानको दाखिला, आपूर्तिकर्तालाई गरिने भुक्तानीसम्म अपनाइने सम्पूर्ण प्रक्रिया यसमा पर्दछन् । यो कार्यविधि नै खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्नेसम्बन्धी कार्यविधि हो । यसमा निम्न प्रक्रिया पर्दछन्–
¨ माग फारम (म.ले.प.फा.नं. ५१) भरी सामान माग गर्ने ।
¨ खरिद आदेश (म.ले.प.फा.नं. ४६ अनुसार खरिद गर्ने स्वीकृति लिने ।
¨ दाखिला रिपोर्ट (म.ले.प.फा.नं. ४६) तयार गर्ने तथा खरिद गर्ने स्वीकृति लिने ।
¨ दाखिला टिप्पणी (म.ले.प.फा.नं. ५३) तयार गर्ने तथा खरिद सामानको अभिलेख गर्ने ।

२.अभिलेखसम्बन्धी कार्यविधि ः कार्यालयमा खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्नेसम्बन्धी कार्यविभि पूरा गरी खरिद गरिएका वा प्राप्त हुन आएका जिन्सी सामानहरूको अभिलेख ९च्भअयचमक० राख्ने प्रक्रिया यसअन्तर्गत पर्दछ । खर्च भएर जाने सामानलाई म.ले.प.फा.नं. ५२ मा स्रेस्ता राखिन्छ । स्थायी जिन्सी सामानको अभिलेख म.ले.प.फा.नं. ४७ मा स्रेस्ता राखिन्छ । खप्ने (स्थायी) नखप्ने जिन्सी सामानहरूको अभिलेख राख्न छुट्टाछुट्टै खाता राखिन्छ ।

३. निकासा वा खर्चसम्बन्धी कार्यविधि ः कार्यालयमा खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्ने सम्बन्धी कार्यविधि पूरा गरी खरिद गरिएका वा प्राप्त हुन आएका जिन्सी सामानहरूको अभिलेख राख्ने क्रममा भण्डारमा दाखिला गरिन्छन् । यसरी दाखिला भई आम्दानी बाँधिएका जिन्सी सामग्रीहरूको जुनसुकै कारणबाट खर्च भए पनि खर्च जनाइनु पर्छ । यसरी खर्च जनाउने वा लगत कट्टा गर्ने प्रक्रिया नै निकासा वा खर्चसम्बन्धी कार्यविधि हो । यो कार्यविधि अन्तर्गत मुख्यतः निम्नलिखित काम पर्दछन् ।
· कसैलाई सामान दिएमा लगत कट्टा गर्ने,
· सामान टुटफुट भएमा मिन्हा गर्ने,
· सामान हस्तान्तरण गर्ने ।

४. खर्चसम्बन्धी कार्यविधिमा प्रयोग हुने म.ले.प.फा.नं. हरू
· निकासा टिप्पणी (म.ले.प.फा.नं. ५४),
· मिन्हा प्रतिवेदन फाराम (म.ले.प.फा.नं. ५०)
· हस्तान्तरण फारम (म.ले.प.फा.नं. ४८)

५. भण्डारणसम्बन्धी कार्यविधि ः कार्यालयमा खरिद गर्ने वा आम्दानी राख्नेसम्बन्धी कार्यविधि पूरा गरी खरिद गरिएका वा प्राप्त हुन आएका जिन्सी सामानहरूको अभिलेख राख्ने कार्यपछि भण्डारमा दाखिला गरिन्छन् । यसरी भण्डारमा दाखिला गरिएका वा भण्डारमा राखिसकिएका सामानहरूलाई प्रकृति हेरेर हिफाजत वा सुरक्षित गरी राख्न उपयुक्त ठाउँमा राख्नुपर्छ । यसरी हिफाजत वा सुरक्षित गरी राख्न उपयुक्त ठाउँमा राख्नुपर्छ । यसरी हिफाजत एवं व्यवस्थित वा सुरक्षित गरी राख्ने कार्यविधि भण्डारसम्बन्धी कार्यविधि हो ।

६. निरीक्षणसम्बन्धी कार्यविधि ः भण्डारमा दाखिला गरिएका वा भण्डारमा राखिसकिएका सामानहरूलाई प्रकृति हेरेर हिफाजत वा सुरक्षित गरी राख्न उपयुक्त ठाउँमा राखिएको छ छैन ? हिफाजत एवं व्यवस्थित गरी राख्ने भण्डारसम्बन्धी कार्यविधि राम्रो छ छैन ? अभिलेख उपयुक्त छ छैन ? भण्डारमा दाखिला गरिएका सामानहरूको भण्डारण एवं अभिलेख उपयुक्त नभए सुधार सुधार के गर्नुपर्ने हो ? सोका लागि सुझाव समेत दिने गरी जाँच्ने प्रक्रिया नै निरीक्षणसम्बन्धी कार्यविधि हो ।

७.नियन्त्रणसम्बन्धी कार्यविधि ः भण्डारमा दाखिल गरिएका सामानहरूको भण्डारण एवं अभिलेख उपयुक्त भएनभएको जाँची भण्डारण गरिएका सामानहरूको दुरूपयोग तथा हानीनोक्सानी रोक्न अपनाइने सतर्कता, निर्देशन र नियन्त्रण गर्ने प्रक्रिया यस कार्यविधिमा पर्दछन् ।

८.वार्षिक विवरण तयारीसम्बन्धी कार्यविधि ः एक आर्थिक वर्षमा प्रयोग भएका सामानहरू र खर्च नभई रहेका सामानहरूको विवरण आर्थिक वर्षको अन्त्यमा तयार गरिन्छ । यसरी विवरण तयार गर्ने प्रक्रिया एवं कार्यविधि यसअन्तर्गत पर्दछन् ।

वर्तमान जिन्सी स्रेस्ता प्रणालीका कमजोरीहरू
》टिकाउ सामानहरूको केन्द्रीय अभिलेख देखिने स्रेस्ता प्रणालीमा छैन ।
》खर्च लेखिएपछि पूरै सामान खर्च नभए पनि स्वतः खर्च जनाउने व्यवस्था छैन ।
》बाँकी रहेका जिन्सी सामानहरू पुनः आम्दानी बाध्ने अवस्था छैन ।
》जिन्सी स्रेस्ताअनुसार खप्ने र नखप्ने सामानको अलग स्रेस्ता राख्ने व्यवस्था अपूर्ण छ ।
》गरिएको भए तापनि कतिपय सामानहरूको वर्गीकरण व्यवहारिक रूपमा कठिनाई देखिएको छ ।
》खप्ने र नखप्ने कतिपय सामानहरूको वर्गीकरण अव्यवहारिक देखिएको छ ।
》नेपाल सरकारको स्रेस्ताप्रणालीमा प्रचलित जिन्सी स्रेस्तामा मूल्य ह्रासकट्टी गर्ने व्यवस्था छैन ।
》प्रचलित जिन्सी स्रेस्तामा प्रयोग भइरहेका सामानहरूको वास्तविक मूल्य थाहा पाउन सकिने अवस्था छैन ।

जिन्सी सामानका भौतिक परीक्षण
कार्यालयमा रहेका जिन्सी सामानको अवस्थाको बारेमा जाँच पड्ताल गर्ने कार्यलाई जिन्सी सामानको भौतिक परीक्षण भनिन्छ । भौतिक परीक्षण गरिसकेपछि जिन्सी सामानको रेकर्ड जिन्सी निरीक्षण फारममा समावेश गर्नुपर्दछ ।